Un autónomo en estimación directa simplificada, que es el régimen más habitual, está obligado a llevar tres libros registro: el de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión. Si ejerce una actividad profesional, añade un cuarto, el de provisiones de fondos y suplidos. No es contabilidad ajustada al Código de Comercio, sino registros fiscales que sirven para calcular el IRPF. En Gestoría Yagüe los llevamos al día por ti.
¿Qué libros tiene que llevar un autónomo?
La obligación contable de un autónomo depende del régimen de IRPF en el que tribute. La mayoría están en estimación directa simplificada y solo tienen que llevar unos libros registro sencillos; no necesitan una contabilidad completa como la de una sociedad. La complejidad sube en la estimación directa normal y baja al mínimo en la estimación objetiva (módulos).
Libros en estimación directa simplificada
Es el régimen más común. Los libros registro obligatorios son:
- Libro registro de ventas e ingresos, donde se anotan todos los ingresos de la actividad.
- Libro registro de compras y gastos, donde se anotan todos los gastos deducibles.
- Libro registro de bienes de inversión, para los elementos que se amortizan (equipos, mobiliario, vehículos afectos).
Si eres un profesional (actividades de la sección segunda del IAE), añades el libro registro de provisiones de fondos y suplidos. Estos libros se rigen por la Orden HAC/773/2019, que también obliga a identificar fiscalmente a la otra parte de cada anotación.
Estimación directa normal: contabilidad mercantil
Los autónomos cuya actividad es mercantil y tributan en estimación directa normal sí están obligados a llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable, con sus libros legalizados en el Registro Mercantil (libro Diario y libro de Inventarios y Cuentas Anuales). Es el caso de una minoría de autónomos con un volumen de negocio elevado.
Autónomos en módulos (estimación objetiva)
En la estimación objetiva las obligaciones son mínimas: hay que conservar las facturas emitidas y recibidas y los justificantes de los módulos, y llevar el libro registro de bienes de inversión si se practican amortizaciones. Quienes determinan el rendimiento por el volumen de operaciones llevan además un libro de ventas e ingresos.
¿Qué impuestos presenta un autónomo?
Más allá de los libros, el autónomo presenta sus impuestos cada trimestre: el IVA con el modelo 303 y, en estimación directa, el pago fraccionado del IRPF con el modelo 130 cuando corresponde. Lo explicamos en detalle en nuestro artículo sobre el modelo 303 y el modelo 130. Las sociedades, además, deben depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?
Hay dos plazos. A efectos fiscales, Hacienda puede revisar los últimos 4 años (el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria), así que ese es el mínimo. A efectos mercantiles, el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros y justificantes durante 6 años. Por seguridad, lo recomendable es guardar toda la documentación al menos 6 años.
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Preguntas frecuentes
¿Qué libros está obligado a llevar un autónomo?
En estimación directa simplificada, el régimen más habitual, son tres: el libro de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión. Los profesionales añaden el libro de provisiones de fondos y suplidos.
¿Un autónomo tiene que llevar contabilidad como una empresa?
Solo si tributa en estimación directa normal con una actividad mercantil; en ese caso lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio. En estimación directa simplificada y en módulos basta con los libros registro.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de un autónomo?
A efectos fiscales, 4 años, que es el plazo de prescripción de Hacienda. A efectos mercantiles, el Código de Comercio exige 6 años. Lo recomendable es conservar toda la documentación al menos 6 años.
¿Qué impuestos presenta un autónomo cada trimestre?
El IVA con el modelo 303 y, en estimación directa, el pago fraccionado del IRPF con el modelo 130 cuando procede. Ambos se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero.
