Las cuentas anuales resumen el ejercicio de una sociedad: las formulan los administradores, las aprueba la junta y se depositan en el Registro Mercantil del domicilio social. En nuestra gestoría para empresas en Zaragoza cerramos la contabilidad, preparamos las cuentas anuales para que el órgano de administración las formule y las depositamos en el Registro Mercantil.
¿Qué son las cuentas anuales de una sociedad?
Son los documentos con los que la sociedad da cuenta de cada ejercicio. Forman una unidad, deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados, y siguen los modelos aprobados reglamentariamente. Junto a ellas, los administradores formulan el informe de gestión, cuando la sociedad está obligada a hacerlo, y la propuesta de aplicación del resultado, es decir, a qué se destina el beneficio o cómo se trata la pérdida del ejercicio.
Balance, pérdidas y ganancias, memoria y los demás estados
El Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital enumeran cinco documentos:
- el balance, con el activo, el pasivo y el patrimonio neto;
- la cuenta de pérdidas y ganancias, con el resultado del ejercicio;
- el estado de cambios en el patrimonio neto;
- el estado de flujos de efectivo, con los cobros y los pagos;
- la memoria, que completa, amplía y comenta los anteriores.
Si la sociedad puede formular balance abreviado, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo no son obligatorios.
Cuentas anuales normales, abreviadas o de pyme: cuál te toca
Depende del tamaño de la sociedad durante dos ejercicios seguidos. Puede formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si cumple dos de estas tres condiciones: activo de hasta cuatro millones de euros, cifra de negocios de hasta ocho millones y no más de cincuenta trabajadores. Para la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada los límites son más altos. Con los mismos límites que el balance abreviado, cualquier empresa, individual o societaria, puede aplicar el Plan General de Contabilidad de Pymes, salvo las excluidas.
Formular, aprobar y depositar: quién hace cada paso
Primero, los administradores formulan las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado en un plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio. Después, la junta general ordinaria las aprueba dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente. Por último, los administradores las presentan para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a la aprobación. Las fechas para una sociedad que cierra a final de año las resumimos en nuestra gestoría para empresas.
¿Quién firma las cuentas anuales?
Las cuentas anuales y el informe de gestión los firman todos los administradores. Si falta la firma de alguno, se señala en cada documento en que falte, con expresa indicación de la causa. Para el depósito, la certificación del acuerdo de aprobación lleva las firmas legitimadas notarialmente y hace constar que las cuentas y el informe están firmados por todos los administradores o, si falta alguna firma, la causa.
¿Cuándo hay que auditar las cuentas?
La regla general es que las cuentas anuales y el informe de gestión los revise un auditor de cuentas. Se libran las sociedades que durante dos ejercicios seguidos cumplen al menos dos de estas tres condiciones: activo de hasta dos millones ochocientos cincuenta mil euros, cifra de negocios de hasta cinco millones setecientos mil y no más de cincuenta trabajadores. Aun así, los socios con al menos el cinco por ciento del capital pueden pedir al registrador que nombre un auditor, si no han pasado tres meses desde el cierre.
¿Cómo se presentan en el Registro Mercantil?
El depósito se pide con una solicitud firmada por el presentante, a la que se une la certificación del acuerdo de aprobación, un ejemplar de las cuentas anuales, otro del informe de gestión si hay que hacerlo y el informe de auditoría cuando la sociedad está obligada o el auditor se nombró a petición de la minoría. Si algún documento es abreviado, la certificación lo dice y expresa la causa. El Colegio de Registradores ofrece la presentación telemática de documentos, también de libros y cuentas.
¿Qué pasa si una sociedad no deposita sus cuentas?
Mientras no las deposite, el Registro Mercantil no inscribe ningún documento de la sociedad: es el cierre registral. Solo se exceptúan el cese o la dimisión de administradores y otros cargos, la revocación o renuncia de poderes, la disolución y el nombramiento de liquidadores, y lo que ordene un juez o la Administración. El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede multar a la sociedad según su tamaño; la multa va en grado mínimo y a la mitad si deposita antes de que se abra el procedimiento sancionador.
¿Los autónomos presentan cuentas anuales?
Si te preguntas qué autónomos tienen que presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, la regla es esta: la obligación es de las sociedades anónimas, limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, y de los empresarios a los que otra norma se lo exija. El autónomo inscrito puede pedir el depósito de forma voluntaria. Lo que sí lleva el autónomo son sus libros, que explicamos en los libros contables obligatorios del autónomo.
Preparamos y depositamos las cuentas anuales de tu sociedad en Zaragoza
Cerramos la contabilidad del ejercicio, preparamos las cuentas y el informe de gestión para que el órgano de administración los formule, redactamos la certificación del acuerdo y presentamos el depósito en el Registro Mercantil. Te avisamos de los cambios normativos que afectan a tu empresa. Llevamos la contabilidad, los impuestos y las obligaciones mercantiles de tu sociedad desde un mismo despacho. Pide presupuesto sin compromiso en nuestra gestoría para empresas en Zaragoza.
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Preguntas frecuentes sobre las cuentas anuales
¿Cuánto cobra una gestoría por presentar las cuentas anuales?
Depende sobre todo de si la gestoría ya lleva tu contabilidad, del volumen de operaciones del ejercicio, de si las cuentas son abreviadas o normales, de si hay informe de gestión o auditoría y de cuántos administradores tienen que firmar. Lo valoramos con tus datos y te damos un presupuesto cerrado antes de empezar. La primera consulta es sin compromiso.
¿Qué es el informe de gestión y quién tiene que hacerlo?
Es el documento que acompaña a las cuentas anuales con una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres. Lo formulan los administradores con las cuentas. No están obligadas a elaborarlo las sociedades que pueden formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.
¿Se pueden aprobar las cuentas anuales fuera de plazo?
Sí. La junta general ordinaria debe reunirse dentro de los seis primeros meses del ejercicio para aprobar las cuentas del anterior, pero la ley la declara válida aunque se convoque o se celebre fuera de plazo. Lo que no conviene es retrasar el depósito: mientras no se haga, el Registro Mercantil no inscribe casi ningún documento de la sociedad y puede llegar una multa.
